Nhiều shop bán đều cả tháng nhưng cuối tháng vẫn không biết lời nằm đâu. Điểm hòa vốn là con số giúp chủ shop biết mình cần bao nhiêu đơn để vừa đủ bù chi phí, rồi từ đó mới tính tới lời thật.
Bán đều chưa chắc đã lời
Có shop ngày nào cũng có đơn, tối nào cũng đóng hàng, nhìn bảng doanh thu thấy cũng vui. Nhưng tới cuối tháng cộng tiền lại, chủ shop vẫn thấy lạ: sao bán nhiều vậy mà tiền không dư bao nhiêu. Cảm giác này rất quen, nhất là với shop nhỏ mới bắt đầu chạy ads, lên sàn hoặc thuê thêm người phụ.
Lý do thường nằm ở chỗ mình nhìn doanh thu nhiều hơn nhìn điểm hòa vốn. Doanh thu là tổng tiền khách trả. Nhưng tiền đó chưa phải tiền lời. Nó còn phải đi qua giá vốn, phí sàn, phí thanh toán, hộp gói, ship hỗ trợ, hoàn hàng, lương, tiền thuê, điện nước, phần mềm, ads. Mỗi khoản cắn một chút, cuối cùng phần còn lại có khi mỏng hơn mình tưởng.
Điểm hòa vốn giúp shop trả lời một câu rất quan trọng: một tháng mình phải bán bao nhiêu đơn thì mới vừa đủ bù chi phí, chưa tính lời thật. Biết con số này, chủ shop bớt bán theo cảm giác. Mình biết lúc nào đang dưới nước, lúc nào vừa ngoi lên, lúc nào mới bắt đầu có lời.
Điểm hòa vốn là gì theo cách nói của shop nhỏ
Điểm hòa vốn không cần hiểu phức tạp. Nói gần đời, đó là mốc shop bán vừa đủ để trả hết chi phí trong tháng. Qua mốc đó, các đơn phía sau mới bắt đầu đóng góp vào lợi nhuận thật. Chưa qua mốc đó, dù ngày nào cũng có đơn, shop vẫn đang bù chi phí.
Ví dụ shop có tiền thuê kho, lương nhân viên, phần mềm, điện nước và vài khoản cố định tổng cộng 21 triệu mỗi tháng. Nếu mỗi đơn sau khi trừ giá vốn và chi phí trực tiếp còn lại 70.000 đồng, shop cần 300 đơn mỗi tháng mới hòa vốn. 300 đơn nghe có vẻ nhiều, nhưng chia ra là khoảng 10 đơn mỗi ngày. Nghĩa là 10 đơn/ngày trong ví dụ này chưa phải giàu, chỉ là vừa đủ thở.
Điểm hòa vốn không làm shop bi quan. Nó làm shop tỉnh. Thay vì nói “tháng này bán cũng ổn”, mình có thể nói rõ hơn: “Tháng này cần 300 đơn để huề vốn, hiện mới 240 đơn, còn thiếu 60 đơn”. Cách nhìn đó giúp mình hành động cụ thể hơn.
Doanh thu không trả lời được câu hỏi lời hay chưa
Nhiều shop khoe doanh thu 100 triệu một tháng nhưng không biết lời thật bao nhiêu. Có shop doanh thu 100 triệu mà lời tốt. Có shop doanh thu 100 triệu nhưng gần như không còn gì vì biên lời mỏng, hoàn hàng cao, phí sàn nhiều, ads đắt, hàng tồn chậm. Doanh thu giống tiếng ồn ở ngoài chợ, nghe đông vui nhưng chưa chắc biết ai mang tiền về.
Chủ shop cần phân biệt ba lớp số. Lớp đầu là doanh thu: khách trả bao nhiêu. Lớp thứ hai là lãi gộp: sau khi trừ giá vốn và chi phí trực tiếp cho đơn đó còn bao nhiêu. Lớp thứ ba là lợi nhuận thật: sau khi lấy lãi gộp bù hết chi phí cố định thì còn lại bao nhiêu.
Nếu chỉ nhìn lớp đầu, mình dễ ảo. Chạy sale xong doanh thu tăng, nhưng lãi gộp giảm. Chạy ads xong đơn tăng, nhưng chi phí lấy đơn cao hơn phần lời. Lên sàn xong đơn nhiều, nhưng phí sàn, voucher, freeship và hoàn hàng làm phần còn lại mỏng đi. Điểm hòa vốn kéo mình về con số thật hơn.
Chi phí cố định là tiền chưa bán đơn nào cũng phải trả
Chi phí cố định là những khoản dù hôm nay không có đơn, shop vẫn phải trả hoặc vẫn bị tính. Tiền thuê mặt bằng, thuê kho, lương cơ bản, điện nước, internet, phần mềm quản lý, kế toán, khấu hao máy móc, tiền chụp hình định kỳ, chi phí duy trì gian hàng. Những khoản này tạo áp lực nền cho shop.
Không ít chủ shop quên gom đủ chi phí cố định vì nhiều khoản nhỏ quá. Một app vài trăm ngàn, một phần mềm chat, một gói lưu kho, một khoản điện, một khoản internet, một khoản thuê người phụ cuối tuần. Mỗi khoản nhìn riêng không đáng sợ, nhưng cộng lại thành số phải bán bù mỗi tháng.
Cách dễ làm là cuối tháng ghi ra một con số: nếu tháng sau chưa bán đơn nào, shop vẫn phải chi bao nhiêu để tồn tại. Con số đó là nền để tính điểm hòa vốn. Nó cũng giúp mình biết mở rộng có làm shop nặng hơn không.
Chi phí theo đơn là tiền bán đơn nào mới phát sinh
Khác với chi phí cố định, chi phí theo đơn phát sinh khi có đơn. Bán một món thì mất giá vốn món đó, hộp gói, tem nhãn, phí thanh toán, phí sàn, phí affiliate nếu có, quà tặng kèm, phần ship shop hỗ trợ, phần hao hụt hoặc hoàn hàng dự kiến. Mỗi ngành có chi phí khác nhau, nhưng nguyên tắc là phải tính đủ những thứ đi theo từng đơn.
Nhiều shop chỉ lấy giá bán trừ giá nhập rồi gọi là lời. Ví dụ nhập 120.000 đồng, bán 250.000 đồng, tưởng lời 130.000 đồng. Nhưng nếu thêm phí sàn 20.000 đồng, hộp gói 8.000 đồng, ship hỗ trợ 15.000 đồng, quà tặng 7.000 đồng, hoàn hàng bình quân 10.000 đồng, phần còn lại không còn 130.000 nữa.
Càng bán online, chi phí theo đơn càng dễ bị giấu trong nhiều dòng nhỏ. Shop nên tính lãi gộp trung bình theo từng nhóm sản phẩm, không cần quá cầu kỳ lúc đầu. Chỉ cần biết mỗi đơn trung bình còn lại bao nhiêu sau chi phí trực tiếp là đã hơn rất nhiều shop bán theo cảm giác.
Lãi gộp trung bình mỗi đơn là con số phải nắm
Lãi gộp trung bình mỗi đơn là phần tiền còn lại từ một đơn để đem đi bù chi phí cố định. Đây là con số quan trọng hơn doanh thu trung bình. Một đơn 500.000 đồng nhưng còn lại 50.000 đồng chưa chắc ngon bằng đơn 250.000 đồng còn lại 80.000 đồng.
Cách tính đời thường là lấy giá bán trung bình trừ giá vốn trung bình và các chi phí trực tiếp trung bình trên mỗi đơn. Ví dụ một đơn trung bình 250.000 đồng. Giá vốn 135.000 đồng. Phí sàn và thanh toán 22.000 đồng. Đóng gói 8.000 đồng. Shop hỗ trợ ship 10.000 đồng. Hao hụt và hoàn hàng bình quân 5.000 đồng. Lãi gộp còn 70.000 đồng.
70.000 đồng đó không phải lời bỏ túi ngay. Nó là phần mỗi đơn đóng góp để trả tiền thuê, lương, phần mềm, điện nước, ads nền và các khoản cố định khác. Khi hiểu vậy, chủ shop sẽ bớt ngộ nhận rằng đơn nào cũng lời ngay từ đơn đầu tiên.
Công thức dễ nhớ cho shop nhỏ
Công thức đơn giản là: điểm hòa vốn theo số đơn bằng chi phí cố định mỗi tháng chia cho lãi gộp trung bình mỗi đơn.
Nếu viết ra theo tiếng shop, mình có thể hiểu như vầy: tháng này shop phải trả 21 triệu tiền cố định. Mỗi đơn đóng góp 70.000 đồng để bù chi phí. Vậy shop cần 21.000.000 chia 70.000, ra 300 đơn. Từ đơn thứ 301 trở đi, nếu mọi thứ giữ nguyên, shop mới bắt đầu có lời thật hơn.
Công thức này không cần hoàn hảo ngay lần đầu. Quan trọng là có một mốc để nhìn. Nếu tháng này bán 180 đơn, shop biết mình đang thiếu xa. Nếu bán 310 đơn, shop biết mình vừa qua mốc. Nếu bán 500 đơn, shop bắt đầu hỏi tiếp: lời có đủ tốt chưa, có nên tăng ads không, có nên thuê thêm người không.
Ví dụ một shop tính thử trong một tháng
Giả sử một shop đồ gia dụng nhỏ có chi phí cố định mỗi tháng là 21 triệu đồng. Trong đó có 8 triệu thuê kho và chỗ làm, 7 triệu lương người phụ, 2 triệu điện nước internet, 1 triệu phần mềm, 3 triệu chi phí cố định khác. Mỗi đơn trung bình bán 250.000 đồng và lãi gộp sau chi phí trực tiếp còn 70.000 đồng.
Lấy 21 triệu chia 70.000 đồng, shop cần 300 đơn mỗi tháng để hòa vốn. Nếu tháng đó có 26 ngày bán chính, shop cần khoảng 12 đơn mỗi ngày để vừa đủ bù chi phí. Nếu chỉ nhìn doanh thu, 300 đơn nhân 250.000 đồng là 75 triệu, nghe khá ổn. Nhưng thật ra 75 triệu đó chỉ đưa shop về mốc huề vốn trong ví dụ này.
Giả sử shop muốn lời thật 15 triệu mỗi tháng, công thức phải cộng thêm mục tiêu lợi nhuận. Lúc đó shop cần lấy 21 triệu chi phí cố định cộng 15 triệu lợi nhuận mong muốn, tổng 36 triệu, chia cho 70.000 đồng. Kết quả khoảng 515 đơn mỗi tháng. Nhìn vậy mới thấy mục tiêu lời 15 triệu không phải nói miệng là có, nó cần số đơn hoặc biên lời đủ lớn.
Chạy sale làm điểm hòa vốn nhảy lên rất nhanh
Sale không xấu. Sale giúp xả tồn, kéo khách mới, tăng vòng quay hàng, kích hoạt khách cũ. Nhưng sale làm lãi gộp mỗi đơn giảm, nên điểm hòa vốn thường tăng lên. Nếu không tính, shop có thể tưởng mình đang thắng vì đơn tăng, nhưng thật ra đang chạy rất mệt để bù phần lời đã giảm.
Tiếp tục ví dụ trên, bình thường mỗi đơn còn 70.000 đồng. Nếu shop sale mạnh, mỗi đơn chỉ còn 40.000 đồng lãi gộp. Chi phí cố định vẫn 21 triệu. Lúc này điểm hòa vốn không còn 300 đơn nữa, mà là 21 triệu chia 40.000 đồng, ra 525 đơn. Nghĩa là cùng một bộ máy, shop phải bán gần gấp đôi số đơn mới huề vốn.
Vì vậy, trước khi sale, shop nên hỏi: mình sale để làm gì. Nếu để đẩy hàng tồn, chấp nhận lời mỏng có thể hợp lý. Nếu để kéo khách mới có khả năng mua lại, cũng có thể đáng. Nhưng nếu sale chỉ vì thấy đối thủ sale, không biết sau sale còn lại gì, shop dễ tự làm mình đuối.
Thuê thêm người, mở thêm kênh cũng phải tính lại
Khi shop đông lên, thuê thêm người là chuyện bình thường. Nhưng mỗi khoản lương mới làm chi phí cố định tăng. Nếu thuê thêm một bạn 6 triệu mỗi tháng, với lãi gộp 70.000 đồng mỗi đơn, shop cần thêm khoảng 86 đơn mỗi tháng chỉ để bù lương bạn đó. Nếu bạn đó giúp shop tạo thêm hơn 86 đơn có lời hoặc giúp chủ shop tiết kiệm sức để làm việc quan trọng hơn, khoản thuê có lý. Nếu không, shop sẽ thấy đông người hơn nhưng tiền mỏng hơn.
Mở thêm kênh bán cũng vậy. Lên sàn mới, mở chi nhánh nhỏ, thuê kho phụ, chạy công cụ mới, thuê KOC, mở livestream định kỳ — việc nào cũng có chi phí. Trước khi làm, shop nên hỏi: chi phí cố định tăng bao nhiêu, lãi gộp mỗi đơn ở kênh đó còn bao nhiêu, cần thêm bao nhiêu đơn để hòa vốn.
Câu hỏi này không làm mình nhát. Nó giúp mình mở rộng có kỷ luật. Mở rộng tốt là khi mỗi bước mới có cơ hội kéo lợi nhuận lên. Mở rộng nguy hiểm là khi chỉ làm bảng doanh thu đẹp hơn, còn dòng tiền thì căng hơn.
Dùng điểm hòa vốn để ra quyết định mỗi tuần
Điểm hòa vốn không phải tính một lần rồi cất. Shop nên dùng nó như một cái mốc kiểm tra đều. Tuần này đang đi được bao nhiêu phần trăm mốc hòa vốn. Kênh nào kéo lãi gộp lên. Sản phẩm nào bán nhiều nhưng lời mỏng. Ads nào đem đơn về nhưng không đủ bù chi phí. Đại lý nào doanh thu tốt nhưng chiết khấu quá sâu.
Khi biết điểm hòa vốn, shop dễ đặt mục tiêu rõ hơn. Không chỉ nói “tháng này cố bán nhiều hơn”, mà nói “mỗi ngày cần tối thiểu 12 đơn để huề vốn, muốn lời 15 triệu thì cần khoảng 20 đơn/ngày hoặc tăng lãi gộp mỗi đơn”. Cách nói đó giúp nhân viên, người chạy ads và chủ shop cùng nhìn một mốc thật.
Nó cũng giúp shop biết khi nào nên cắt. Một sản phẩm bán nhiều nhưng mỗi đơn còn quá ít, lại hay hoàn, có thể không đáng giữ. Một kênh có đơn nhưng phí cao quá, phải xem lại. Một chương trình freeship làm khách vui nhưng kéo lãi gộp xuống sâu, cần điều chỉnh. Điểm hòa vốn biến cảm giác thành con số để mình bớt tiếc sai chỗ.
Đừng sợ con số, sợ nhất là không biết mình đang ở đâu
Nhiều chủ shop ngại tính vì nghĩ tài chính khó. Nhưng điểm hòa vốn không phải bài thi kế toán. Nó chỉ là cách nhìn lại shop bằng vài con số căn bản: mỗi tháng phải trả bao nhiêu, mỗi đơn còn lại bao nhiêu, cần bao nhiêu đơn để bù. Làm lần đầu có thể chưa chuẩn, nhưng vẫn tốt hơn không có mốc nào.
Khi có mốc, chủ shop bớt bị cuốn theo cảm xúc. Một ngày ít đơn không còn làm mình hoảng quá nếu cả tháng vẫn đang trên tiến độ. Một ngày nhiều đơn cũng không làm mình mừng sớm nếu biên lời quá mỏng. Mình bắt đầu nhìn kinh doanh như một đường chạy dài, không phải từng tiếng thông báo đơn hàng.
Cuối tháng, điều đáng giá không chỉ là biết doanh thu bao nhiêu. Điều đáng giá là biết shop đã vượt điểm hòa vốn chưa, vượt bằng cách nào, và phần vượt đó có đủ để mình tiếp tục đầu tư hay không. Đông đơn là vui, nhưng đơn có đóng góp đủ để shop sống khỏe mới là chuyện cần giữ.
Bài viết cùng chuyên mục
