Chi phí cố định và biến đổi: vì sao cùng doanh thu, shop lại khác số phận?

Có hai shop cùng đạt doanh thu 50 triệu một tháng. Một shop chủ ngủ ngon, tháng nào cũng dư ra một khoản. Shop kia thì chủ mất ngủ, doanh thu y hệt mà cứ chạy ăn từng bữa, tháng nào ế một chút là lỗ. Điều gì làm nên khác biệt? Không phải bán giỏi hay dở, mà là cách hai khoản chi phí của họ được sắp xếp: một bên gánh nhiều chi phí cố định, một bên phần lớn là chi phí biến đổi. Hiểu sự khác nhau giữa hai loại chi phí này là nền móng để biết shop mình thật sự đang đứng vững hay đang đi trên dây.

Tóm tắt nhanh: Chi phí cố định là khoản phải trả đều đặn dù bán được nhiều hay ít, như tiền thuê kho, lương nhân viên cứng, phần mềm. Chi phí biến đổi là khoản tăng giảm theo số đơn, như giá vốn hàng, phí đóng gói, phí vận chuyển, phí sàn. Shop nhiều chi phí cố định thì rủi ro cao khi ế nhưng lời mạnh khi đông; shop chủ yếu chi phí biến đổi thì an toàn hơn lúc khó nhưng khó bứt phá. Biết cơ cấu chi phí của mình giúp bạn định giá đúng, biết cần bán bao nhiêu để hòa vốn, và quyết định khi nào nên đầu tư mở rộng.

Đây là một trong những kiến thức nền mà ai bán hàng cũng nên nắm, nhưng ít người để ý cho tới khi gặp tháng khó. Bài này giải thích cặn kẽ hai loại chi phí và ý nghĩa thực tế của chúng với shop của bạn.

Chi phí cố định là gì?

Chi phí cố định là những khoản bạn phải trả gần như không đổi mỗi tháng, bất kể tháng đó bán được một đơn hay một ngàn đơn. Nó không "ngủ" theo doanh thu, cứ tới kỳ là phải trả.

• Tiền thuê kho, mặt bằng. Dù tháng này ế, tiền nhà vẫn y nguyên.
• Lương nhân viên cố định. Người đóng gói, người trực page hưởng lương tháng.
• Phí phần mềm, công cụ. Phần mềm quản lý bán hàng, gói thuê bao hàng tháng.
• Khấu hao thiết bị. Máy in đơn, kệ, tủ mua một lần dùng dần.

Đặc điểm của chi phí cố định là nó tạo áp lực. Mỗi đầu tháng bạn đã "nợ" sẵn một khoản, phải bán đủ để bù nó trước khi nghĩ tới lời. Nhưng nó cũng có mặt lợi sẽ nói ở dưới.

Chi phí biến đổi là gì?

Chi phí biến đổi đi theo từng đơn hàng. Bán một đơn thì phát sinh một lần, bán mười đơn thì gấp mười, không bán thì gần như bằng không. Nó "thở" cùng nhịp với doanh thu.

• Giá vốn hàng. Bán món nào mới tốn tiền nhập món đó.
• Phí đóng gói. Hộp, băng keo, túi cho từng đơn.
• Phí vận chuyển bạn gánh và phí sàn. Phát sinh theo mỗi đơn thành công.
• Hoa hồng theo đơn. Nếu trả cộng tác viên theo từng đơn bán được.

Chi phí biến đổi nhẹ gánh ở chỗ: tháng nào ế thì nó tự co lại, không bóp nghẹt bạn như chi phí cố định. Nhưng nó cũng có nghĩa là mỗi đơn luôn cõng sẵn một phần chi phí, khó tạo lợi thế quy mô.

Hai cơ cấu, hai số phận

Quay lại hai shop ở đầu bài. Cùng doanh thu 50 triệu, nhưng cơ cấu chi phí khác nhau dẫn tới rủi ro khác hẳn:

Không có cơ cấu nào tốt tuyệt đối. Shop mới, vốn mỏng thường nên giữ chi phí biến đổi là chính, để lúc khó không bị chết vì gánh nặng cố định. Khi đã bán ổn định và đông đều, đầu tư thêm vào chi phí cố định (thuê kho lớn, tuyển người) lại giúp bạn lời mạnh hơn nhờ quy mô.

Vì sao điều này quan trọng khi định giá?

Khi định giá, nhiều người chỉ cộng giá vốn với một khoản lời mong muốn, mà quên rằng giá bán còn phải gánh cả phần chi phí cố định được phân bổ. Nếu bạn có 10 triệu chi phí cố định mỗi tháng và dự kiến bán 500 đơn, thì mỗi đơn phải gánh thêm 20 nghìn chỉ để bù phần cố định, trước khi tính tới lời.

Đó là lý do hai shop bán cùng một món với cùng giá vốn vẫn có thể đặt giá khác nhau, vì gánh nặng cố định của họ khác nhau. Hiểu cơ cấu chi phí giúp bạn định giá sao cho đủ bù mọi khoản, chứ không chỉ bù tiền hàng.

Điểm hòa vốn: con số sống còn

Khi đã tách được hai loại chi phí, bạn tính được một con số cực kỳ quan trọng: cần bán bao nhiêu để hòa vốn. Nói gọn, đó là số đơn vừa đủ để phần lời từ mỗi đơn (sau khi trừ chi phí biến đổi) cộng lại bằng đúng tổng chi phí cố định.

Biết con số này, bạn không còn bán hàng trong mơ hồ. Bạn biết rõ ngày nào trong tháng mình mới thật sự bắt đầu có lời, và còn cách mục tiêu bao xa. Đó là thứ phân biệt người bán hàng có kiểm soát với người bán theo cảm giác.

Những lỗi thường gặp

• Ôm chi phí cố định quá sớm. Mới bán đã thuê kho to, tuyển nhiều người, tới lúc ế thì gánh không nổi.
• Quên phân bổ cố định vào giá. Định giá chỉ dựa trên giá vốn, bán chạy mà vẫn không đủ trả tiền nhà.
• Không biết điểm hòa vốn của mình. Bán mà không biết cần bao nhiêu đơn mới hết lỗ, dễ ảo tưởng hoặc hoảng loạn.
• Nhầm chi phí biến đổi là cố định và ngược lại. Phân loại sai dẫn tới tính toán sai toàn bộ bài toán lời lỗ.

Câu hỏi thường gặp

Shop online nhỏ tại nhà thì có chi phí cố định không?

Có, dù ít hơn. Tiền phần mềm, gói thuê bao, hoặc phần điện nước dùng riêng cho việc bán hàng đều là cố định. Nếu bán tại nhà và tự làm hết thì chi phí cố định rất thấp, đó chính là lợi thế của shop nhỏ: nhẹ gánh, lỗ cũng khó lỗ sâu.

Nên cố giữ chi phí cố định thấp hay tăng lên?

Tùy giai đoạn. Lúc mới và lúc thị trường bấp bênh, giữ cố định thấp để an toàn. Khi doanh thu đã ổn định và đông đều đặn, tăng đầu tư cố định một cách có tính toán sẽ giúp bạn phục vụ nhiều đơn hơn với chi phí mỗi đơn rẻ đi, từ đó lời mạnh hơn.

Phí sàn tính là cố định hay biến đổi?

Phí sàn theo phần trăm mỗi đơn là chi phí biến đổi, vì nó phát sinh theo từng giao dịch. Nhưng nếu bạn trả một gói thuê bao cố định hàng tháng cho công cụ nào đó của sàn, phần đó lại là cố định. Quan trọng là nhìn vào bản chất: khoản nào đi theo đơn là biến đổi, khoản nào trả đều bất kể doanh số là cố định.

Kết luận

Hai shop cùng doanh thu mà số phận khác nhau, gốc rễ thường nằm ở cơ cấu chi phí. Phân biệt được chi phí cố định và biến đổi không phải chuyện kế toán khô khan, mà là cách bạn hiểu shop mình chịu được sóng gió tới đâu, cần bán bao nhiêu để sống, và khi nào nên mạnh dạn mở rộng.

Hãy thử ngồi liệt kê mọi khoản chi của shop ra hai cột: cái nào trả đều mỗi tháng, cái nào đi theo đơn. Chỉ riêng việc nhìn rõ hai cột đó thôi, bạn đã hiểu sức khỏe shop mình hơn phần lớn người bán cùng ngành rồi.

Bài thuộc chuyên mục Kinh doanh 101 của Ban Biên Tập KinhDoanh.net, tổng hợp và biên soạn lại từ các tài liệu về quản trị chi phí và tài chính doanh nghiệp nhỏ.