Chuẩn bị tồn kho và dòng tiền cho mùa cao điểm Tết

Với người bán online, Tết vừa là mùa vàng vừa là mùa nhiều cạm bẫy nhất trong năm. Nhu cầu mua sắm tăng vọt, đơn về dồn dập, doanh thu một tháng cận Tết có thể bằng vài tháng thường. Nhưng cũng chính mùa này, không ít shop ôm hàng quá tay rồi ngồi trên đống tồn sau Tết, hoặc bán đắt hàng mà vẫn kẹt tiền mặt vì dòng tiền lệch nhịp qua kỳ nghỉ dài.

Khác với ngày đôi chỉ kéo dài một hai ngày, mùa Tết là cả một giai đoạn dài với nhiều khúc: cao điểm mua sắm trước Tết, khoảng lặng trong Tết, rồi nhịp chậm lại sau Tết. Mỗi khúc đòi hỏi cách chuẩn bị tồn kho và quản dòng tiền khác nhau. Chuẩn bị sai nhịp là lý do nhiều shop "được mùa mất giá".

Bài viết này tập trung vào hai trụ cột quyết định bạn lời hay lỗ trong mùa Tết: tồn kho và dòng tiền. Chúng ta sẽ đi qua cách dự trù lượng hàng theo nhu cầu thực, cách quản tiền qua kỳ nghỉ dài khi tiền sàn về chậm, và những bẫy phổ biến khiến lãi Tết bốc hơi.

Vì sao mùa Tết khác với mọi đợt cao điểm khác?

Hiểu đặc thù của mùa Tết là điều kiện đầu tiên để chuẩn bị đúng. Có bốn điểm khiến Tết không giống bất kỳ đợt cao điểm nào trong năm.

• Kéo dài và nhiều giai đoạn. Không phải một cú bùng đơn rồi thôi, mà là một đường cong: tăng dần trước Tết, đỉnh vào khoảng 1-2 tuần cận Tết, lặng trong Tết, rồi phục hồi chậm sau Tết.
• Nhà cung cấp cũng nghỉ. Đây là điểm nhiều shop quên. Xưởng và nhà cung cấp nghỉ Tết dài, nên bạn không thể nhập bổ sung gấp như ngày thường. Hết hàng giữa cao điểm là gần như không cứu được.
• Vận chuyển quá tải rồi tạm ngừng. Đơn vị giao hàng quá tải trước Tết và nghỉ trong Tết. Đơn chốt sát Tết có thể không kịp giao, dễ bị hủy hoặc khách phàn nàn.
• Dòng tiền lệch nhịp. Bạn bỏ tiền nhập hàng và chạy ads trước Tết, nhưng tiền sàn từ các đơn cận Tết lại về sau kỳ nghỉ, có khi chậm cả tuần tới chục ngày. Khoảng lệch này dễ gây kẹt tiền mặt.

Bốn đặc thù này dẫn tới một nguyên tắc xuyên suốt: chuẩn bị sớm và dự phòng kỹ. Mùa Tết không có chỗ cho kiểu xoay xở phút chót như ngày thường, vì cả chuỗi cung ứng quanh bạn đều nghỉ cùng lúc.

Dự trù tồn kho: bao nhiêu là vừa?

Đây là bài toán khó nhất và cũng quan trọng nhất của mùa Tết. Nhập ít thì hết hàng giữa cao điểm, mất doanh thu mà không nhập bổ sung được. Nhập nhiều thì ôm tồn sau Tết, chôn vốn vào đúng lúc cần tiền mặt nhất. Chìa khóa là dự trù dựa trên số liệu, không phải cảm hứng.

Bắt đầu từ dữ liệu năm trước

Nếu shop bạn đã qua ít nhất một mùa Tết, dữ liệu năm ngoái là vàng. Xem doanh số từng tuần trong giai đoạn cận Tết, mức tăng so với ngày thường, và SKU nào bán chạy nhất. Nếu là năm đầu, hãy tham khảo mức tăng trung bình của ngành hàng và hỏi kinh nghiệm từ người bán cùng lĩnh vực.

Phân loại hàng theo độ rủi ro tồn

Không phải hàng nào cũng nên trữ nhiều như nhau. Hãy chia theo khả năng bán được sau Tết:

Nguyên tắc vàng: với hàng đặc thù Tết, sai số nên nghiêng về phía thiếu một chút còn hơn thừa, vì hàng tồn loại này gần như đóng băng vốn tới mùa sau. Với hàng bán quanh năm, bạn có thể mạnh dạn hơn vì phần dư vẫn bán được.

Dồn vốn vào SKU chắc ăn

Mùa Tết không phải lúc thử nghiệm sản phẩm mới tràn lan. Vốn có hạn, hãy ưu tiên dồn vào những SKU đã được kiểm chứng là bán tốt, biên lợi nhuận ổn. Một vài sản phẩm mới có thể thử với số lượng nhỏ, nhưng phần lớn vốn nên đặt vào hàng chắc ăn. Để biết SKU nào xứng đáng được ưu tiên, bài SKU nào nên giữ, nào nên bỏ giúp bạn phân loại theo đóng góp lợi nhuận thực.

Khi đã có danh sách và số lượng dự kiến, hãy tính tổng vốn cần bỏ ra để nhập, và quan trọng hơn là tính giá vốn thật của từng đơn vị hàng (đã gồm phí vận chuyển, hao hụt). Dùng công cụ chi phí nhập hàng nếu bạn nhập hàng ngoại, để biết chính xác mình đang chôn bao nhiêu vốn vào kho Tết.

Quản dòng tiền qua kỳ nghỉ dài

Đây là phần khiến nhiều shop "lãi mà vẫn chết". Bạn bán đắt hàng, sổ sách báo lời, nhưng tài khoản lại trống vào đúng lúc cần tiền. Lý do là dòng tiền vào và ra lệch nhịp nghiêm trọng trong mùa Tết.

Hiểu rõ độ trễ của dòng tiền

Hãy hình dung dòng chảy tiền của bạn quanh Tết:

Nhìn bảng này, bạn thấy rõ vấn đề: tiền ra dồn vào giai đoạn trước và cận Tết, trong khi tiền vào lớn nhất lại đến sau Tết. Khoảng giữa, đặc biệt là trong Tết, là vùng nguy hiểm — chi tiêu nhiều mà tiền chưa về. Nếu không chuẩn bị, bạn có thể cạn tiền mặt ngay khi đang "thắng lớn" về doanh số.

Ba việc để không kẹt tiền

Để vượt qua vùng nguy hiểm này, hãy làm ba việc trước:

• Giữ một khoản đệm tiền mặt. Đừng dồn toàn bộ vốn vào hàng. Để lại một phần tiền mặt đủ trang trải chi phí cố định và chi tiêu cá nhân suốt kỳ nghỉ, cho tới khi tiền sàn về.
• Lập lịch dòng tiền theo tuần. Viết ra dự kiến tiền vào - tiền ra theo từng tuần quanh Tết. Khi nhìn thấy tuần nào sắp âm, bạn có thời gian xoay xở trước, thay vì bị động.
• Không đặt cọc quá sức cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp mùa Tết hay yêu cầu cọc sớm và nhiều. Cân nhắc kỹ, đừng để tiền cọc làm cạn vốn lưu động của bạn.

Công cụ báo cáo lãi lỗ tháng giúp bạn tách bạch lợi nhuận và dòng tiền, để không nhầm "lãi trên sổ" với "tiền trong túi". Đây là phân biệt sống còn trong mùa Tết, được giải thích kỹ trong bài dòng tiền và lợi nhuận.

Kế hoạch cho giai đoạn sau Tết

Nhiều shop chỉ chuẩn bị cho trước và trong Tết, rồi bỏ ngỏ giai đoạn sau. Đó là thiếu sót, vì sau Tết là lúc bạn xử lý phần tồn còn lại và khởi động lại nhịp bán. Có ba việc nên tính trước.

Lên kịch bản xả hàng tồn. Nếu còn hàng đặc thù Tết, đừng ôm chờ mùa sau với hy vọng mơ hồ. Tính xem giữ tới mùa sau có đáng không (chi phí lưu kho, rủi ro lỗi mốt) hay xả sớm để thu hồi vốn. Thường thì thu hồi vốn nhanh để quay vòng vẫn tốt hơn ôm hàng chết.

Đón nhịp mua sắm sau Tết. Sau Tết nhu cầu một số ngành hàng vẫn cao (đồ dùng, sản phẩm cho kế hoạch năm mới). Nếu hàng của bạn thuộc nhóm này, đừng giảm ads quá sớm.

Tổng kết và rút kinh nghiệm. Khi mùa Tết khép lại, làm một bản tổng kết: SKU nào bán chạy, dự trù có sát không, dòng tiền có lúc nào căng, lợi nhuận thực ra sao. Đây là dữ liệu quý cho mùa Tết năm sau, biến mỗi mùa thành một lần học.

Những sai lầm thường gặp trong mùa Tết

Cuối cùng, đây là những bẫy mà nhiều shop vẫn mắc, tổng hợp lại để bạn tránh:

• Ôm hàng theo cảm xúc. Thấy không khí Tết rộn ràng là nhập thật nhiều, không dựa trên số liệu. Kết quả là tồn kho sau Tết.
• Dồn hết vốn vào hàng. Không giữ đệm tiền mặt, dẫn tới kẹt tiền trong kỳ nghỉ dù doanh số tốt.
• Quên nhà cung cấp nghỉ Tết. Đặt hàng quá sát, không nhập bổ sung kịp khi cháy hàng.
• Nhận đơn sát Tết mà không giao kịp. Không thông báo lịch nghỉ ship, để khách đặt rồi hủy, ăn đánh giá xấu.
• Bỏ quên hậu Tết. Không có kế hoạch xả tồn và khởi động lại, để nhịp bán nguội lạnh.

Lịch chuẩn bị Tết theo từng mốc thời gian

Để mọi thứ không dồn vào phút chót, hãy chia việc chuẩn bị thành các mốc rõ ràng. Đây là khung tham khảo bạn có thể điều chỉnh theo ngành hàng và nguồn hàng của mình.

Khung này giúp bạn nhìn toàn cảnh và không bị cuốn vào việc trước mắt mà quên việc quan trọng. Ví dụ nhiều shop mải đẩy bán cận Tết mà quên thông báo lịch nghỉ ship, dẫn tới khách đặt đơn không giao kịp. Một dòng thông báo đúng lúc tiết kiệm cho bạn nhiều rắc rối và đánh giá xấu.

Chuẩn bị vận hành và nhân lực

Tồn kho và dòng tiền là hai trụ cột tài chính, nhưng vận hành trơn tru mới giúp bạn giữ được khách trong mùa cao điểm. Vài điểm cần lưu ý về mặt vận hành.

Nhân lực đóng gói. Đơn dồn gấp nhiều lần ngày thường, nếu chỉ một mình bạn xử lý thì rất dễ trễ. Tính trước xem có cần người phụ đóng gói trong giai đoạn cao điểm không, và chuẩn bị đủ vật tư đóng gói để không phải chạy đôn đáo giữa chừng.

Thông báo rõ lịch nghỉ. Cập nhật thời gian nghỉ Tết và thời gian xử lý đơn ngay trên gian hàng, trong phần mô tả sản phẩm và tin nhắn tự động. Khách biết trước sẽ thông cảm; khách bị bất ngờ vì đơn không giao thì dễ hủy và đánh giá thấp.

Chuẩn bị kịch bản trả lời khách. Mùa Tết khách hỏi nhiều về thời gian giao, chính sách đổi trả dịp lễ. Soạn sẵn câu trả lời mẫu để phản hồi nhanh, vừa đỡ mất sức vừa tăng tỷ lệ chốt đơn.

Dự phòng cho trục trặc giao hàng. Vận chuyển mùa Tết hay trễ. Hãy có phương án xử lý khi đơn bị chậm: chủ động nhắn khách, hỗ trợ tra cứu, để giữ thiện cảm dù tình huống ngoài tầm kiểm soát của bạn.

Định giá và khuyến mãi trong mùa Tết

Mùa cao điểm là lúc nhu cầu cao, nên không phải lúc nào cũng cần giảm giá sâu để bán được. Nhiều shop theo quán tính cứ Tết là sale mạnh, trong khi đáng ra có thể giữ giá tốt hơn vì khách đang sẵn sàng chi.

Hãy phân biệt hai nhóm. Với hàng đặc thù Tết mà khách thực sự cần (quà biếu, đồ trang trí), nhu cầu cao và ít nhạy giá hơn, bạn có thể giữ biên lợi nhuận tốt thay vì giảm sâu. Ngược lại, với hàng phổ thông cạnh tranh gay gắt, bạn vẫn phải có mức giá hợp lý để không bị bỏ lại. Điều quan trọng là đừng giảm giá theo quán tính mà không tính: mùa Tết chi phí vận hành tăng (nhân lực, đóng gói, ship), nên biên lợi nhuận đã mỏng đi sẵn, giảm thêm dễ thành lỗ.

Thay vì giảm giá trực tiếp, mùa Tết là dịp lý tưởng để đẩy combo và giỏ quà. Khách mua Tết thường mua nhiều, mua làm quà, nên combo giá trị cao vừa tăng giá trị đơn hàng vừa giữ được biên. Một giỏ quà gói đẹp có giá trị cảm nhận cao hơn nhiều so với tổng giá các món lẻ, giúp bạn bán được giá tốt mà khách vẫn thấy hời. Trước khi tung combo, hãy tính mức giá đảm bảo có lãi bằng công cụ combo/voucher để không bị cuốn theo việc giảm giá làm mỏng lợi nhuận.

Một lưu ý nữa về phí: nếu bán trên sàn, đừng quên rằng từ 2026 sàn còn khấu trừ thuế trên mỗi đơn. Khi tính giá bán mùa Tết, hãy cộng cả khoản này vào để biết lãi thật. Bài sàn khấu trừ thuế thay người bán giải thích chi tiết cách khoản thuế này ảnh hưởng tới giá bán của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Nên bắt đầu chuẩn bị hàng Tết từ khi nào?

Tùy nguồn hàng, nhưng nên bắt đầu sớm, thường trước Tết khoảng 6-8 tuần với hàng nhập, vì nhà cung cấp và vận chuyển đều quá tải dịp này. Đặt sớm vừa đảm bảo có hàng, vừa tránh giá nhập bị đẩy lên cận Tết.

Làm sao biết nên nhập bao nhiêu là vừa?

Dựa trên dữ liệu năm trước (nếu có), mức tăng của ngành hàng và ngân sách ads dự kiến. Chia hàng theo độ rủi ro tồn: hàng đặc thù Tết trữ vừa đủ, hàng bán quanh năm có thể rộng tay hơn. Quan trọng là dự trù theo số liệu, không theo cảm hứng.

Vì sao bán tốt mùa Tết mà vẫn thiếu tiền?

Vì dòng tiền lệch nhịp: bạn chi nhiều trước và trong Tết, còn tiền sàn từ đơn cận Tết lại về sau kỳ nghỉ. Giữ một khoản đệm tiền mặt và lập lịch dòng tiền theo tuần sẽ giúp bạn không kẹt.

Hàng tồn sau Tết nên xử lý thế nào?

Với hàng đặc thù Tết, ưu tiên xả sớm để thu hồi vốn thay vì ôm chờ mùa sau. Với hàng bán quanh năm, cứ bán tiếp bình thường. Tính chi phí lưu kho và rủi ro lỗi mốt khi quyết định giữ hay xả.

Mùa Tết có nhất thiết phải giảm giá mạnh không?

Không. Nhu cầu mùa Tết cao nên với nhiều mặt hàng, khách sẵn sàng chi mà không cần giảm sâu. Thay vì giảm giá làm mỏng biên, hãy đẩy combo và giỏ quà giá trị cao. Chỉ giảm mạnh ở nhóm hàng cần xả tồn hoặc nhóm cạnh tranh gay gắt. Nhớ rằng chi phí vận hành mùa Tết tăng, nên giữ giá hợp lý còn quan trọng hơn ngày thường.

Bài viết liên quan

• → Nhập hàng bao nhiêu là đủ để không kẹt vốn?
• → Dòng tiền vs lợi nhuận: vì sao lãi mà vẫn hết tiền?
• → SKU nào nên giữ, nào nên bỏ?

Kết luận

Mùa Tết thưởng hậu cho những shop chuẩn bị kỹ và phạt nặng những shop làm theo cảm tính. Hai trụ cột cần nắm: dự trù tồn kho theo số liệu và độ rủi ro của từng loại hàng, và quản dòng tiền để vượt qua vùng nguy hiểm giữa kỳ nghỉ. Chuẩn bị sớm, dự phòng kỹ, vì cả chuỗi cung ứng quanh bạn đều nghỉ cùng lúc.

Trước mùa Tết tới, hãy ngồi lại với hai con số: tổng vốn bạn định chôn vào hàng, và khoản tiền mặt đệm bạn giữ lại để sống qua kỳ nghỉ. Dùng công cụ báo cáo lãi lỗ để theo dõi lợi nhuận thực và công cụ tính giá hòa vốn để chắc chắn giá bán mùa Tết vẫn có lãi. Một mùa Tết được chuẩn bị tốt là một mùa vừa vui vừa lời.