Cuối tháng, nhiều người bán ngồi cộng sổ thấy một con số rất vui: tháng này lời. Nhưng mở tài khoản ra thì tiền không còn bao nhiêu, tiền nhà cung cấp sắp tới hạn, tiền thuê mặt bằng chuẩn bị đóng, còn một mớ hàng vẫn nằm im trong kho. Cảm giác lời lúc đó không cứu được mình. Thứ giữ cho việc kinh doanh sống được mỗi ngày là dòng tiền thật đang chạy vô, chạy ra.
Vì sao dòng tiền quan trọng hơn cảm giác lời? Vì lợi nhuận cho biết bạn bán có chênh lệch hay không, còn dòng tiền cho biết bạn có đủ tiền mặt để trả những khoản tới hạn hay không. Một shop có thể lời trên giấy nhưng vẫn kẹt tiền nếu tiền đang nằm trong hàng tồn, công nợ chưa thu, tiền sàn chưa về, hoặc chi phí đã trả trước. Kinh doanh nhỏ không chết vì thiếu lời trên sổ, thường chết vì không có tiền đúng lúc cần trả.
Nói vậy không có nghĩa lợi nhuận không quan trọng. Có lời mới đáng làm lâu dài. Nhưng nếu chỉ nhìn lời mà không nhìn dòng tiền, bạn dễ tưởng mình khỏe trong khi thật ra đang chạy sát mép vực. Bài này giúp bạn nhìn lại tiền của mình bằng cách đơn giản, dễ áp dụng cho shop nhỏ, quán nhỏ hoặc người bán online.
Lợi nhuận và dòng tiền khác nhau ra sao?
Lợi nhuận là phần còn lại sau khi lấy doanh thu trừ chi phí. Dòng tiền là lượng tiền thật đi vô và đi ra khỏi túi, khỏi tài khoản của bạn trong từng thời điểm.
Ví dụ bạn bán được 50 triệu trong tháng, giá vốn và chi phí hết 40 triệu, nghe như lời 10 triệu. Nhưng nếu trong 50 triệu đó có 20 triệu khách sỉ còn nợ, 10 triệu sàn chưa chuyển về, còn bạn phải trả nhà cung cấp 25 triệu ngay tuần này, thì cảm giác lời không giúp bạn trả tiền đúng hạn.
| Nhìn theo lợi nhuận | Nhìn theo dòng tiền | Điều cần nhớ |
|---|---|---|
| Tháng này bán có lời | Tiền đã về tài khoản chưa? | Lời chưa thu được vẫn chưa xài được |
| Kho hàng là tài sản | Hàng chưa bán không trả được hóa đơn | Tiền nằm trong kho là tiền bị khóa |
| Doanh thu tăng | Chi phí có tăng trước không? | Tăng trưởng có thể làm thiếu tiền nhanh hơn |
Những chỗ làm tiền bị kẹt
Dòng tiền thường không biến mất một cách bí ẩn. Nó bị kẹt ở vài chỗ rất quen thuộc:
- Hàng tồn kho. Bạn nhập một lô lớn vì ham giá tốt, nhưng bán chậm. Trên sổ đó là tài sản, ngoài đời đó là tiền chưa lấy lại được.
- Công nợ khách hàng. Bán sỉ hoặc bán cho khách quen cho nợ lâu, doanh thu có ghi nhưng tiền chưa về.
- Tiền sàn và cổng thanh toán. Đơn đã giao, khách đã nhận, nhưng tiền còn chờ đối soát.
- Chi phí trả trước. Trả tiền thuê, đặt cọc, mua bao bì, chạy quảng cáo trước khi doanh thu kịp về.
- Rút tiền cá nhân lẫn với tiền shop. Lời chưa chắc đã nhiều, nhưng chủ shop rút ra xài trước khiến vốn xoay vòng bị mỏng.
Cách theo dõi dòng tiền cho người bán nhỏ
Không cần phần mềm phức tạp ngay từ đầu. Bạn có thể bắt đầu bằng một bảng rất đơn giản, cập nhật mỗi tuần:
- Tiền đang có: tiền mặt, tài khoản ngân hàng, ví sàn sắp rút.
- Tiền chắc chắn sắp vô: khách đã hẹn trả, sàn chuẩn bị chuyển, đơn đã giao chắc thu.
- Tiền chắc chắn sắp ra: nhà cung cấp, lương, mặt bằng, quảng cáo, vận chuyển, nợ vay.
- Khoảng thiếu hoặc dư: lấy tiền đang có cộng tiền sắp vô, rồi trừ tiền sắp ra trong 7 đến 14 ngày tới.
Chỉ cần làm đều, bạn sẽ thấy trước tuần nào dễ hụt tiền, tuần nào có thể nhập thêm, tuần nào phải giảm hàng tồn hoặc thu công nợ sớm.
Ba thói quen giúp dòng tiền khỏe hơn
- Đừng nhập hàng chỉ vì được chiết khấu. Giá nhập thấp mà bán chậm thì vẫn kẹt. Hãy hỏi: lô này quay vòng trong bao lâu?
- Tách tiền shop và tiền cá nhân. Mỗi tháng chủ shop lấy lương rõ ràng, đừng mở két shop ra xài theo cảm xúc.
- Đặt lịch thu tiền và trả tiền. Ghi rõ ngày nào tiền về, ngày nào tiền ra. Dòng tiền cần lịch, không thể chỉ nhớ trong đầu.
Dấu hiệu bạn đang lời nhưng thiếu tiền
Nếu gặp những dấu hiệu sau, việc kinh doanh của bạn cần kiểm tra dòng tiền ngay:
- Doanh thu tăng nhưng tài khoản lúc nào cũng mỏng.
- Hay phải xoay tiền gấp để trả nhà cung cấp.
- Kho ngày càng nhiều hàng chậm bán.
- Khách nợ kéo dài, phải nhắc nhiều lần mới trả.
- Không biết chính xác tuần tới cần trả bao nhiêu tiền.
Câu hỏi thường gặp
Shop nhỏ có cần làm báo cáo dòng tiền không?
Có. Shop càng nhỏ càng cần, vì vốn mỏng nên sai một lô hàng hoặc trễ một khoản thu là có thể kẹt ngay. Không cần báo cáo cầu kỳ, chỉ cần bảng tiền vô, tiền ra, tiền còn lại theo từng tuần là đã giúp tránh nhiều rủi ro.
Có lợi nhuận mà thiếu tiền có phải là kinh doanh dở không?
Không hẳn. Nhiều mô hình tăng trưởng nhanh vẫn thiếu tiền vì phải nhập hàng, ứng chi phí, cho khách nợ trước khi tiền về. Vấn đề là bạn phải thấy được khoảng trống đó sớm và chuẩn bị đệm tiền, thay vì để tới hạn trả mới chạy đi xoay.
Nên giữ bao nhiêu tiền mặt dự phòng?
Tùy ngành, nhưng người bán nhỏ nên cố gắng giữ ít nhất 1 đến 3 tháng chi phí cố định. Nếu hàng quay vòng chậm hoặc doanh thu thất thường, khoản đệm nên dày hơn. Tiền dự phòng không làm bạn giàu nhanh, nhưng giúp bạn không bị đứt gãy khi có chuyện bất ngờ.
Kết luận
Lợi nhuận là đích đến, nhưng dòng tiền là con đường để sống tới ngày đó. Người mới kinh doanh thường chăm chăm hỏi “lời bao nhiêu?”, trong khi câu hỏi cần hỏi mỗi tuần là “tiền có đủ xoay không?”.
Hãy bắt đầu bằng một bảng dòng tiền đơn giản cho 14 ngày tới. Khi bạn biết tiền nào sắp vô, tiền nào sắp ra, và tiền đang kẹt ở đâu, bạn sẽ bớt kinh doanh bằng cảm giác và bắt đầu điều khiển việc buôn bán bằng con số thật.
Bài thuộc chuyên mục Kinh doanh 101 của Ban Biên Tập KinhDoanh.net, tổng hợp và biên soạn lại từ các tài liệu về quản trị dòng tiền và tài chính cho người kinh doanh nhỏ.
Bài viết cùng chuyên mục
