Đừng trộn tiền về với tiền được xài
Khi đối soát vừa về, cảm giác tài khoản đầy lên rất dễ làm mình muốn nhập thêm hoặc rút ra dùng. Nhưng tiền về không có nghĩa toàn bộ là tiền được xài. Trong đó có phần giá vốn phải nhập lại, phần phí sẽ bị trừ, phần dự phòng hoàn hàng, phần chi phí cố định sắp tới.
Một cách đơn giản là chia tiền về thành nhiều rổ ngay khi nhận: rổ nhập hàng, rổ chi phí, rổ dự phòng, rổ chủ shop được rút. Tỉ lệ mỗi shop khác nhau, nhưng hành động tách rổ giúp mình không lỡ tiêu phần tiền đáng ra phải quay lại vận hành.
Nếu chưa biết chia sao, hãy bắt đầu bằng việc giữ lại phần giá vốn trước. Bán xong mà không giữ được tiền nhập lại hàng, shop sẽ phải dùng doanh thu mới để vá doanh thu cũ. Lâu ngày nhìn như bán đều nhưng thật ra luôn chạy phía sau tiền.
Có lời mà vẫn hết tiền là chuyện rất thường
Một shop có thể bán có lời trên từng đơn nhưng cuối tháng vẫn không đủ tiền nhập hàng. Nghe lạ, nhưng ngoài đời xảy ra hoài. Tiền lời nằm trong hàng tồn, tiền khách trả còn chờ sàn đối soát, tiền đã ứng cho nhà cung cấp, tiền ship hoàn chưa về, trong khi tiền nhà, lương, ads thì tới hạn ngay.
Dòng tiền là nhịp tiền vào và tiền ra. Lợi nhuận nói shop có kiếm được không. Dòng tiền nói shop có sống qua tuần này, tháng này không. Với shop nhỏ, hết tiền mặt thường nguy hiểm hơn lãi mỏng, vì hết tiền là không nhập được hàng, không chạy đơn, không xoay kịp cơ hội.
Nói đơn giản: lợi nhuận là kết quả, dòng tiền là hơi thở.
Tiền kẹt ở đâu trong shop nhỏ
Chỗ kẹt đầu tiên là hàng tồn. Mình chuyển tiền mặt thành hàng trên kệ. Hàng chưa bán được thì tiền chưa quay về. Nếu nhập quá nhiều size, màu, mẫu chậm bán, tiền nằm im nhưng chi phí vẫn chạy.
Chỗ kẹt thứ hai là đối soát. Bán trên sàn hoặc COD, khách trả rồi nhưng shop không nhận tiền ngay. Có khi vài ngày, có khi lâu hơn nếu đơn hoàn, khiếu nại, lệch phí. Nếu không tính nhịp này, shop tưởng có tiền nhưng ví chưa có.
Chỗ kẹt thứ ba là công nợ và chi phí trả trước: đặt cọc hàng, thuê kho, mua bao bì số lượng lớn, trả ads trước. Những khoản này có thể hợp lý, nhưng nếu dồn cùng lúc sẽ làm shop thiếu oxy.
Một ví dụ rất đời
Shop nhập hàng 30 triệu, dự kiến bán ra 45 triệu, lời gộp 15 triệu. Nghe ổn. Nhưng tuần đầu mới bán được 12 triệu, tiền sàn chưa về đủ. Trong khi đó cần trả thêm 10 triệu cho lô hàng mới vì mẫu đang hot, cộng 5 triệu ads, 3 triệu tiền phụ đóng hàng. Trên giấy shop có lời, ngoài ví lại thiếu.
Nếu chủ shop không nhìn dòng tiền, rất dễ xử lý bằng cách vay nóng, quẹt thẻ, hoặc nhập chậm làm mất nhịp bán. Cái gốc không phải món hàng dở, mà là lịch tiền vào ra không khớp.
Dòng tiền tốt không có nghĩa lúc nào cũng dư nhiều tiền. Nó nghĩa là mình biết tuần nào tiền về, tuần nào tiền ra, và có khoảng đệm cho chuyện lệch kế hoạch.
Lập lịch tiền bằng cách đơn giản
Không cần phần mềm phức tạp. Một bảng bốn cột là đủ: ngày, tiền vào dự kiến, tiền ra dự kiến, ghi chú. Tiền vào gồm đối soát sàn, COD, khách chuyển khoản, thu công nợ. Tiền ra gồm nhập hàng, ads, lương, thuê mặt bằng, vận chuyển, bao bì, thuế phí.
Mỗi khoản nên ghi ngày thật chứ không ghi chung chung “cuối tháng”. Nếu sàn thường trả tiền thứ Ba và thứ Sáu, hãy ghi đúng. Nếu nhà cung cấp đòi cọc trước 50%, ghi ngày cọc. Nhìn lịch vậy, shop biết lúc nào cần giữ tiền, lúc nào có thể nhập thêm.
Shop mới nên cập nhật lịch này mỗi tuần. Shop nhiều đơn thì cập nhật hai, ba lần mỗi tuần. Mất vài phút nhưng tránh được nhiều pha hụt tiền không đáng.
Đệm tiền mặt quan trọng hơn cảm giác giàu
Khi vừa có một đợt bán tốt, chủ shop dễ thấy mình đang dư. Nhưng tiền đó chưa chắc là tiền có thể xài. Một phần phải để nhập lại hàng, một phần để xử lý hoàn, một phần để trả chi phí cố định. Nếu rút hết ra tiêu hoặc nhập thêm quá tay, shop lại căng.
Một nguyên tắc dễ nhớ: luôn giữ một khoản đệm đủ sống ít nhất vài tuần chi phí cố định và một phần vốn nhập hàng nhanh. Mức cụ thể tùy ngành, nhưng không nên để tài khoản shop về sát đáy chỉ vì vừa thấy doanh thu đẹp.
Đệm tiền mặt không làm shop giàu nhanh. Nó làm shop không chết vì một tuần tiền về chậm.
Dòng tiền là kỷ luật, không phải chuyện kế toán xa xôi
Chủ shop nhỏ hay nghĩ dòng tiền là chuyện của công ty lớn. Thật ra shop càng nhỏ càng cần nhìn dòng tiền, vì mình ít đệm hơn và sai một nhịp là thấy liền.
Mỗi tuần, chỉ cần hỏi ba câu: tuần này tiền nào chắc chắn về, tiền nào chắc chắn ra, nếu doanh thu chậm hơn 30% thì mình còn xoay được không. Trả lời được ba câu đó, shop đã bớt bán bằng hy vọng và bắt đầu bán bằng con số.
Bài viết cùng chuyên mục
