Nguồn tham khảo sự kiện: Tuổi Trẻ đưa tin HDBank đồng hành cùng Cục Thuế thúc đẩy chuyển đổi số hộ kinh doanh.
Nhiều chủ shop nghe tới “chuyển đổi số hộ kinh doanh” là thấy hơi ngán. Ngán không phải vì không biết xài app ngân hàng hay máy POS, mà vì sợ mọi thứ từ đơn hàng, tiền về, chi phí, thuế, hóa đơn… bị gom lại một cục rồi không biết gỡ sao cho đúng.
Nhưng nếu coi kỹ, đây không chỉ là chuyện của ngân hàng hay cơ quan thuế. Đây là tín hiệu cho thấy cách buôn bán nhỏ lẻ đang đổi rất nhanh. Hồi trước shop có thể bán trên Facebook, chốt đơn qua inbox, khách chuyển khoản cá nhân, ghi sổ tay, cuối tháng nhớ được nhiêu hay nhiêu. Còn bây giờ, khi khách quen thanh toán QR, shipper đối soát qua app, sàn trả tiền theo kỳ, ngân hàng có tài khoản số đẹp, hóa đơn điện tử phổ biến hơn, chuyện “bán bao nhiêu, lời bao nhiêu, tiền đang nằm ở đâu” không còn là cảm giác nữa.
Với shop nhỏ, thay đổi này có hai mặt. Mặt khó là mình phải gọn lại cách quản lý. Mặt lợi là nếu làm sớm, shop sẽ biết tiền của mình rõ hơn, đỡ thất thoát, dễ vay vốn hơn, dễ chứng minh doanh thu hơn và bớt cảnh cuối tháng nhìn tài khoản tưởng có lời nhưng thật ra tiền hàng chưa trả.
Chuyển đổi số không phải là mua phần mềm cho sang
Nhiều shop hiểu nhầm chuyển đổi số là phải xài phần mềm đắt tiền, máy móc đủ bộ, báo cáo nhìn như công ty lớn. Thực tế với hộ kinh doanh nhỏ, bước đầu tiên đơn giản hơn nhiều: tách dữ liệu bán hàng ra khỏi trí nhớ của chủ shop.
Nếu hôm nay shop bán 80 đơn, mình cần biết ít nhất 5 thứ:
- đơn nào đã thu tiền;
- đơn nào COD chưa về;
- đơn nào bị hoàn;
- chi phí quảng cáo hôm đó bao nhiêu;
- tiền nhập hàng sắp tới cần thanh toán ngày nào.
Chỉ cần 5 dữ liệu này rõ, shop đã đỡ rối hơn rất nhiều. Còn chuyện dùng Google Sheet, app bán hàng, phần mềm kế toán mini hay file Excel là bước sau. Công cụ nào cũng được, miễn là dữ liệu không bị nằm rải rác trong tin nhắn, sổ tay, ví cá nhân và trí nhớ.
Vì sao chuyện thuế và thanh toán số liên quan trực tiếp tới shop nhỏ?
Khi nhiều ngân hàng, nền tảng thanh toán và cơ quan quản lý cùng đẩy mạnh số hóa hộ kinh doanh, dòng tiền của shop sẽ ngày càng rõ hơn. Khách chuyển khoản nhiều hơn. QR được dùng nhiều hơn. Hóa đơn, chứng từ, lịch sử giao dịch cũng dễ truy ra hơn.
Điều này không có nghĩa là shop nhỏ phải hoảng. Ngược lại, shop nên coi đây là cơ hội để dọn lại nhà kho tài chính của mình.
Một shop bán mỹ phẩm online chẳng hạn. Mỗi ngày có tiền từ TikTok Shop, Shopee, khách chuyển khoản trực tiếp, khách COD, rồi lại có tiền trả KOC, tiền ads, tiền nhập hàng, tiền ship bù, tiền nhân viên gói hàng. Nếu tất cả đi qua một tài khoản cá nhân dùng chung cho ăn uống, học phí con, tiền nhà, tiền đi chơi, thì cuối tháng rất khó biết shop đang lời hay chủ shop chỉ đang xoay tiền giỏi.
Khi giao dịch minh bạch hơn, shop nào đã tách bạch từ sớm sẽ nhẹ đầu. Shop nào còn nhập nhằng sẽ thấy áp lực.
7 ngày tới shop nên làm gì?
Ngày 1: Tách tài khoản nhận tiền bán hàng
Nếu chưa thể mở tài khoản doanh nghiệp, ít nhất shop nên có một tài khoản riêng chỉ dùng cho tiền bán hàng. Đừng để tiền đơn, tiền nhà, tiền ăn, tiền cá nhân trộn chung một chỗ.
Tài khoản này nên nhận:
- tiền khách chuyển khoản;
- tiền sàn trả về;
- tiền COD đối soát;
- tiền hoàn từ nhà cung cấp nếu có.
Còn chi tiêu cá nhân thì chuyển qua tài khoản khác. Làm vậy chưa chắc đã hoàn hảo, nhưng nó giúp mình nhìn dòng tiền shop rõ hơn liền.
Ngày 2: Đặt quy tắc ghi đơn
Mỗi đơn nên có mã, ngày bán, kênh bán, số tiền, trạng thái thanh toán và ghi chú hoàn/hủy. Shop nhỏ có thể dùng Google Sheet trước, khỏi cần phần mềm phức tạp.
Điểm quan trọng là ghi đều. Đừng để 3 ngày mới nhập một lần, vì lúc đó tin nhắn trôi, chủ shop quên, nhân viên nhớ sai.
Ngày 3: Gom chi phí cố định và chi phí biến đổi
Chi phí cố định là tiền mặt bằng, lương, internet, kho, phần mềm. Chi phí biến đổi là phí sàn, phí ship, bao bì, ads, chiết khấu, quà tặng kèm.
Nhiều shop tưởng lời vì chỉ lấy giá bán trừ giá nhập. Nhưng nếu cộng phí sàn, voucher, freeship, hoàn hàng và ads, biên lời có khi mỏng hơn mình nghĩ.
Ngày 4: Lưu chứng từ nhập hàng
Đừng coi hóa đơn, phiếu xuất kho, tin nhắn báo giá là chuyện phụ. Khi shop lớn lên, hoặc khi cần chứng minh nguồn gốc hàng hóa, những thứ này rất quan trọng.
Shop nên lưu theo tháng:
- hóa đơn mua hàng;
- phiếu giao hàng;
- chuyển khoản cho nhà cung cấp;
- hợp đồng/thoả thuận đại lý nếu có.
Ngày 5: Rà lại mô tả sản phẩm
Khi bán online, phần mô tả sản phẩm cũng là dữ liệu kinh doanh. Shop nên tránh ghi quá đà kiểu “cam kết khỏi bệnh”, “chính hãng 100%” nếu không có giấy tờ, hoặc dùng hình ảnh thương hiệu mà mình không có quyền.
Số hóa không chỉ là tiền, mà còn là dấu vết nội dung.
Ngày 6: Tạo báo cáo tuần thật đơn giản
Mỗi tuần, shop chỉ cần trả lời 6 câu:
- Doanh thu tuần này bao nhiêu?
- Tiền đã về tài khoản bao nhiêu?
- Tiền còn kẹt ở COD/sàn bao nhiêu?
- Chi phí ads bao nhiêu?
- Món nào lời tốt nhất?
- Món nào bán nhiều nhưng lời thấp?
Nếu trả lời được đều, shop đã tiến rất xa so với kiểu bán theo cảm giác.
Ngày 7: Chọn một người chịu trách nhiệm dữ liệu
Shop nhỏ thường có lỗi “ai cũng làm một chút”. Người chốt đơn ghi kiểu này, người gói hàng ghi kiểu kia, chủ shop tự sửa giá trong inbox, cuối cùng không ai biết số nào là số đúng.
Dù shop chỉ có 2–3 người, vẫn nên có một người chịu trách nhiệm file đơn và dòng tiền. Không cần chức danh lớn, chỉ cần rõ ai nhập, ai kiểm, ai chốt.
Đừng đợi tới khi bị rối mới dọn
Chuyển đổi số nghe lớn, nhưng với shop nhỏ, nó bắt đầu từ chuyện rất đời: tiền nào của shop, tiền nào của cá nhân; đơn nào đã thu, đơn nào chưa; món nào lời thật, món nào chỉ nhìn tưởng ngon.
Nếu shop làm sớm, mai mốt có thêm quy định mới, thêm kênh thanh toán mới hay cần làm việc với ngân hàng, mình không bị động. Còn nếu cứ để mọi thứ trộn chung, càng bán nhiều càng mệt.
Điểm đáng nói là chuyển đổi số không lấy mất sự linh hoạt của shop nhỏ. Nó giúp sự linh hoạt đó có số liệu đi kèm. Chủ shop vẫn có thể chốt nhanh, đổi combo nhanh, livestream nhanh, nhưng sau đó phải biết quyết định đó đem về lời hay chỉ đem về cảm giác đông đơn.
Mini quiz: shop đã sẵn sàng minh bạch giao dịch chưa?
Tự chấm 1 điểm cho mỗi câu “có”. Sau đó mở mức điểm tương ứng để coi shop nên làm gì tiếp.
- Shop có tài khoản riêng để nhận tiền bán hàng chưa?
- Shop có ghi rõ đơn đã thu tiền, COD chưa về và đơn hoàn chưa?
- Shop có biết chi phí ads tuần rồi là bao nhiêu không?
- Shop có lưu chứng từ nhập hàng theo tháng không?
- Shop có biết món nào bán nhiều nhưng lời thấp không?
Chọn mức điểm của shop:
0–2 điểm
Shop đang bán theo cảm giác, nên dọn lại dòng tiền ngay.
3–4 điểm
Shop đã có nền, chỉ cần làm đều hơn.
5 điểm
Shop khá sẵn sàng, có thể tính chuyện dùng phần mềm hoặc chuẩn hóa thêm.
Bài viết cùng chuyên mục
