Ngày 10 mở shop online: tạo bảng theo dõi tồn kho, đơn hàng và dòng tiền

Ngày 10 là ngày dựng bảng theo dõi. Nhiều shop mới nghĩ ít đơn thì ghi nhớ trong đầu cũng được. Nhưng chỉ cần vài sản phẩm, vài kênh bán và vài khách hỏi cùng lúc, bạn sẽ bắt đầu quên tồn kho, nhầm trạng thái đơn, hoặc tưởng có doanh thu là có tiền.

Ngày 10 cần làm gì? Hãy tạo một bảng đơn giản gồm 3 phần: tồn kho, đơn hàng và dòng tiền. Không cần phức tạp. Mục tiêu là biết còn bao nhiêu hàng, đơn đang ở bước nào, tiền vào ra ra sao và sản phẩm nào có tín hiệu tốt.

Bảng theo dõi không phải để làm kế toán hoàn chỉnh. Nó là công cụ giúp người mới giữ shop trong tầm kiểm soát trong giai đoạn test.

Phần 1: Bảng tồn kho

Mỗi sản phẩm test cần có mã riêng, dù shop còn nhỏ.

• Mã sản phẩm/SKU.
• Tên sản phẩm.
• Mẫu, màu, size nếu có.
• Số lượng nhập.
• Số lượng đã bán.
• Số lượng còn.
• Giá nhập thật.
• Nhà cung cấp.

Phần 2: Bảng đơn hàng

Bảng đơn hàng giúp bạn không bỏ sót bước xử lý.

• Mã đơn.
• Ngày đặt.
• Tên khách hoặc mã khách.
• Sản phẩm.
• Giá bán.
• Kênh bán.
• Trạng thái: chờ xác nhận, đã gửi, đang giao, thành công, hoàn.
• Ghi chú vấn đề nếu có.

Phần 3: Bảng dòng tiền

Đây là phần giúp bạn không nhầm doanh thu với tiền thật.

Tiền vào

Ghi doanh thu đơn thành công, tiền sàn đã về, tiền khách chuyển khoản, các khoản hoàn trả từ nhà cung cấp nếu có.

Tiền ra

Ghi nhập hàng, đóng gói, vận chuyển, ads, phí công cụ, hoàn tiền, đổi lỗi và chi phí phát sinh.

Lợi nhuận tạm tính

Với mỗi đơn, hãy trừ giá vốn, phí, đóng gói và chi phí marketing phân bổ để biết đơn đó có đang nuôi shop hay không.

Chỉ số nên xem mỗi tuần

Đừng nhìn quá nhiều số lúc mới bắt đầu. Hãy xem vài chỉ số chính.

• Sản phẩm nào có nhiều người hỏi nhất.
• Sản phẩm nào có đơn thành công.
• Sản phẩm nào bị hoàn hoặc bị phàn nàn.
• Tổng tiền đã chi.
• Tiền thật đã về.
• Lợi nhuận tạm tính sau chi phí chính.

Checklist hoàn thành ngày 10

• Tạo bảng tồn kho với SKU cho 3 sản phẩm test.
• Tạo bảng đơn hàng với trạng thái xử lý.
• Tạo bảng dòng tiền vào/ra.
• Ghi ít nhất 5 nhóm chi phí dễ quên.
• Quy định mỗi ngày cập nhật bảng vào một khung giờ cố định.

Kết quả cần có trước khi qua ngày 11

• Một file Google Sheets/Excel quản lý shop bản đầu.
• Danh sách SKU của sản phẩm test.
• Quy trình cập nhật đơn và tồn kho.
• Cách xem lời/lỗ tạm tính mỗi tuần.

Mini quiz cuối ngày

Câu hỏi thường gặp

Dùng Google Sheets hay phần mềm quản lý?

Giai đoạn test có thể dùng Google Sheets. Khi đơn tăng, nhiều kênh hơn hoặc có nhân sự, bạn mới cần phần mềm mạnh hơn.

Có cần ghi từng khoản nhỏ không?

Nên ghi các khoản lặp và khoản ảnh hưởng lợi nhuận. Khoản nhỏ nhưng xuất hiện thường xuyên cũng cần theo dõi.

Bao lâu nên xem số một lần?

Cập nhật hằng ngày nếu có đơn. Tổng hợp mỗi tuần để xem sản phẩm nào nên giữ, chỉnh hoặc dừng.