Câu trả lời ngắn: Nên tách tiền shop và tiền nhà càng sớm càng tốt, dù shop còn nhỏ. Ít nhất hãy có cách chia rõ: tiền nhập hàng, tiền chi phí, tiền dự phòng, tiền chủ shop được rút. Nếu cứ thu được bao nhiêu xài chung bấy nhiêu, cuối tháng rất dễ thấy “có bán mà không thấy tiền”. Tách tiền không làm shop giàu ngay, nhưng giúp biết tiền đang đi đâu và tránh lấy vốn nhập hàng đi xài mất.
Rất nhiều chủ shop nhỏ gặp cảnh này: đơn vẫn có, doanh thu nhìn cũng vui, vậy mà cuối tháng mở tài khoản ra không biết tiền đâu mất. Một phần trả nhà cung cấp, một phần ship, một phần ads, một phần mua đồ nhà, một phần chuyển khoản linh tinh. Vì tiền shop và tiền nhà trộn chung, lời lỗ trở thành cảm giác.
Tách tiền nghe có vẻ chuyện kế toán, nhưng thật ra là chuyện sinh tồn. Khi không biết đâu là tiền hàng, đâu là tiền lời, đâu là tiền được xài, chủ shop rất dễ lấy nhầm vốn đi chi tiêu cá nhân, rồi tới lúc cần nhập hàng lại phải bù từ tiền nhà hoặc vay nóng.
Bài này không bắt bạn làm sổ sách phức tạp. Mình chỉ đưa một cách chia tiền đủ đơn giản cho shop nhỏ: nhìn theo tuần, chia theo mục đích, và tự trả lương cho chủ shop thay vì rút tùy hứng.
Trộn tiền làm bạn tưởng lời hơn thực tế
Khi tiền bán hàng chảy chung với tiền sinh hoạt, mỗi lần có số dư là mình dễ nghĩ đang có lời. Nhưng trong số dư đó có thể có tiền phải nhập lại hàng, tiền sắp trả ads, tiền hoàn khách, tiền phí sàn chưa trừ, tiền thuế hoặc dự phòng. Xài nhầm phần đó thì vài tuần sau shop hụt.
Tách tiền giúp bạn thấy rõ: đây là tiền của shop, chưa phải tiền của mình. Chỉ phần sau khi trừ chi phí, giữ vốn và dự phòng mới là phần có thể rút. Nghe hơi kỷ luật, nhưng chính kỷ luật này giúp shop không bị “lời trên giấy, thiếu tiền ngoài đời”.
Bắt đầu bằng bốn ngăn tiền
Shop nhỏ có thể bắt đầu bằng bốn ngăn. Ngăn một là tiền nhập hàng: giữ lại để mua lô tiếp theo. Ngăn hai là tiền chi phí: ship, đóng gói, ads, phần mềm, thuê người. Ngăn ba là tiền dự phòng: hoàn hàng, lỗi, tháng doanh thu thấp. Ngăn bốn là tiền chủ shop được rút.
Không nhất thiết phải mở bốn tài khoản ngay. Có thể dùng tài khoản riêng, ví điện tử, sổ theo dõi hoặc bốn dòng trong Google Sheet. Quan trọng là mỗi khoản có tên và nguyên tắc. Khi tiền có tên, bạn sẽ đỡ lấy nhầm.
Chủ shop nên tự trả lương
Nhiều người bán nhỏ không trả lương cho chính mình. Cần tiền nhà thì rút, cần tiền học cho con thì rút, thấy tài khoản có dư thì rút. Cách này linh hoạt nhưng làm shop khó lớn, vì chủ shop không biết chi phí thật của công sức mình là bao nhiêu.
Tự trả lương không có nghĩa là tháng đầu phải rút nhiều. Có thể bắt đầu bằng một khoản cố định nhỏ mỗi tuần hoặc mỗi tháng, phù hợp với sức shop. Phần còn lại để lại cho vốn và dự phòng. Khi doanh thu ổn hơn, lương chủ shop tăng dần. Làm vậy vừa công bằng với bản thân, vừa giữ shop có vốn.
Chia tiền theo tuần dễ hơn theo tháng
Người mới thường khó chờ cuối tháng mới tổng kết, vì tiền ra vào mỗi ngày. Cách dễ hơn là chốt nhẹ mỗi tuần. Cuối tuần xem tổng thu, tổng chi, tiền nhập hàng cần giữ, chi phí tuần tới, rồi mới quyết định rút bao nhiêu. Nhịp tuần giúp phát hiện lệch sớm.
Nếu tuần này ads tăng, hàng hoàn nhiều, hoặc chuẩn bị nhập lô mới, số tiền được rút nên giảm. Nếu tuần này dòng tiền khỏe, tồn quay tốt, chi phí đã trả xong, có thể rút đúng mức đã định. Quy tắc là rút sau khi nhìn nghĩa vụ của shop, không rút trước rồi shop tự xoay sau.
Ghi lại tiền cá nhân bù vào shop
Có lúc shop thiếu tiền, chủ shop lấy tiền cá nhân bù vào. Chuyện đó bình thường, nhất là giai đoạn đầu. Nhưng phải ghi lại. Nếu không ghi, bạn sẽ không biết shop thật sự đang tự nuôi nó hay vẫn sống nhờ tiền nhà bơm vào.
Tương tự, nếu lấy tiền shop xài việc nhà, cũng ghi lại như một khoản rút. Đừng tự trách quá nhiều, nhưng phải biết. Sự rõ ràng giúp bạn ra quyết định đúng hơn: shop đang lời thật, hòa vốn, hay đang được gia đình trợ vốn mà mình tưởng là ổn.
Một cách chia tiền rất đơn giản
Cách chia này không hoàn hảo, nhưng đủ để người mới bớt rối. Khi shop lớn hơn, bạn có thể dùng phần mềm kế toán hoặc nhờ kế toán hỗ trợ. Còn lúc đầu, rõ hơn hôm qua đã là tiến bộ lớn.
- Mỗi ngày ghi tổng tiền thu về và các khoản chi lớn.
- Mỗi tuần giữ trước tiền nhập lại hàng bán chạy.
- Tách một phần cố định cho chi phí tuần tới.
- Để riêng một khoản dự phòng hoàn hàng/lỗi hàng.
- Chỉ rút tiền cá nhân sau khi ba khoản trên đã có chỗ.
- Nếu phải bù tiền cá nhân vào shop, ghi như khoản chủ shop cho shop mượn.
- Nếu shop lỗ hai tuần liên tiếp, dừng rút thêm và xem lại giá/chi phí.
Tách tiền là cách tôn trọng công sức của mình
Nhiều chủ shop làm rất cực nhưng không thấy tiền vì mọi thứ lẫn vào nhau. Tách tiền giúp bạn nhìn đúng công sức: shop kiếm được bao nhiêu, giữ lại bao nhiêu, bạn được trả bao nhiêu. Khi con số rõ, bạn sẽ bớt cảm giác làm hoài mà không biết có đáng không.
Kinh doanh nhỏ không cần hệ thống tài chính quá đẹp ngay. Nhưng cần một ranh giới: tiền nào của shop, tiền nào của nhà. Ranh giới đó càng rõ, quyết định nhập hàng, chạy ads, thuê người, rút tiền sẽ càng bớt cảm tính.
Đặt một ngày cố định để chốt tiền
Tách tiền sẽ khó bền nếu ngày nào cũng hứng lên mới ghi. Shop nhỏ nên chọn một ngày cố định trong tuần để chốt nhẹ, ví dụ tối chủ nhật hoặc sáng thứ hai. Không cần làm quá lâu. Chỉ cần xem tuần rồi thu bao nhiêu, chi bao nhiêu, còn bao nhiêu đơn chưa đối soát, tuần tới cần giữ lại khoản nào.
Khi có lịch cố định, tiền bạc bớt thành chuyện mơ hồ. Bạn sẽ sớm thấy tuần nào ads đội lên, tuần nào hoàn hàng tăng, tuần nào nhập hàng làm tài khoản tụt mạnh. Thấy sớm thì chỉnh sớm. Đợi cuối tháng mới nhìn, nhiều khi tiền đã đi quá xa rồi.
Ngày chốt tiền cũng là lúc quyết định khoản rút cho gia đình. Nếu tuần này shop cần nhập lại hàng bán chạy, khoản rút có thể giảm. Nếu tuần này chi phí đã thanh toán xong và còn dư thật, rút đúng phần đã định. Cách này giúp chủ shop đỡ cảm giác tội lỗi mỗi lần lấy tiền, vì mọi thứ có nguyên tắc từ trước.
Quan trọng nhất là đừng chờ hoàn hảo mới làm. Có thể tuần đầu ghi thiếu, tuần sau sửa. Có thể bảng chia tiền còn thô, nhưng vẫn tốt hơn để tiền shop và tiền nhà chảy chung không dấu vết. Tài chính rõ hơn một chút là đầu óc nhẹ hơn một chút, mà chủ shop nhẹ đầu thì quyết định cũng sáng hơn.
Câu hỏi thường gặp
Shop mới có cần mở tài khoản riêng không?
Rất nên nếu làm được. Một tài khoản riêng cho shop giúp nhìn tiền dễ hơn. Nếu chưa mở, ít nhất phải có bảng ghi riêng.
Nên rút bao nhiêu tiền cho bản thân?
Tùy sức shop. Hãy rút sau khi giữ tiền nhập hàng, chi phí và dự phòng. Ban đầu có thể là một khoản nhỏ cố định để tạo kỷ luật.
Có cần thuê kế toán ngay không?
Chưa chắc. Shop nhỏ có thể tự theo dõi đơn giản trước. Khi doanh thu lớn, nhiều chứng từ, có nhân sự hoặc nghĩa vụ thuế phức tạp hơn thì nên có người hỗ trợ.
Nếu lỡ xài nhầm tiền nhập hàng thì sao?
Ghi lại, giảm rút ở kỳ sau và xem lại cách tách tiền. Đừng giấu con số vì ngại; càng giấu càng dễ lặp lại.
Đọc thêm trên KinhDoanh.net
- → Kinh doanh là gì? Hiểu đúng để bắt đầu cho đúng
- → Bán cho ai trước khi bán cái gì
- → Dòng tiền quan trọng hơn cảm giác lời
Bài thuộc chuyên mục Kinh doanh 101 của KinhDoanh.net, viết cho chủ shop nhỏ muốn làm gọn những quyết định vận hành hằng ngày.
Bài viết cùng chuyên mục
