Tháng nào cũng vậy, đến ngày phải trả tiền hàng cho nhà cung cấp là mình lại đau đầu. Doanh thu nhìn trên app thì đẹp, đơn về đều, nhưng tiền mặt trong tài khoản thì cứ vơi đi đâu mất. Có lần suýt trễ hẹn thanh toán cho mối nhập quen vì tiền sàn chưa về kịp, mà nếu trễ thì lần sau họ không cho gối đầu nữa. Lúc đó mình mới nhận ra: bán hàng có lời chưa chắc đã sống được, phải quản được dòng tiền và công nợ thì shop mới trụ vững.
Trả lời nhanh: Quản lý công nợ nhà cung cấp và dòng tiền là việc theo dõi sát ba dòng chảy: tiền sàn sắp về (đang treo trên sàn), tiền phải trả nhà cung cấp (công nợ đến hạn), và chi phí cố định định kỳ (mặt bằng, lương, ads). Nguyên tắc sống còn là không để ngày phải chi tiền lớn rơi vào lúc tiền chưa kịp về, tạo ra điểm âm quỹ. Hãy lập lịch dòng tiền theo tuần, đối chiếu ngày tiền sàn về với ngày trả công nợ, và luôn giữ một khoản đệm tiền mặt để không bị động.
Rất nhiều shop online có lãi trên sổ sách nhưng vẫn chết vì đứt dòng tiền. Tiền nằm trong hàng tồn, nằm trên sàn chưa về, trong khi công nợ và chi phí thì đến hạn phải trả ngay. Dưới đây là cách quản lý công nợ và dòng tiền để shop không bao giờ rơi vào cảnh cháy túi giữa lúc đang ăn nên làm ra.
Vì sao shop có lãi mà vẫn hết tiền?
Lợi nhuận và dòng tiền là hai khái niệm khác nhau hoàn toàn. Lợi nhuận là con số kế toán: bán được bao nhiêu, trừ chi phí còn lại bao nhiêu. Còn dòng tiền là tiền thật ra vào tài khoản theo thời gian. Bạn có thể lãi 50 triệu trên giấy nhưng trong ví không có đồng nào, vì tiền đang kẹt ở ba chỗ.
Thứ nhất, tiền sàn về chậm: bán hôm nay nhưng 7-15 ngày sau tiền mới về ví. Thứ hai, tiền nằm chết trong hàng tồn: bạn đã bỏ vốn nhập nhưng hàng chưa bán hết. Thứ ba, công nợ và chi phí đến hạn không đợi: nhà cung cấp đòi tiền, tiền ads trừ hàng ngày, lương nhân viên cuối tháng. Khi ba dòng này lệch nhịp, bạn rơi vào cảnh có lãi mà vẫn phải đi vay nóng.
Ba dòng tiền cần theo dõi sát
Để không bị động, bạn cần nhìn rõ ba dòng tiền chính của shop và thời điểm chúng dịch chuyển:
| Dòng tiền | Bản chất | Điều cần theo dõi |
|---|---|---|
| Tiền sàn sắp về | Tiền đang treo trên Shopee/TikTok | Lịch về ví, số tiền còn treo, đơn đang xử lý |
| Công nợ nhà cung cấp | Tiền hàng phải trả, thường gối đầu | Ngày đến hạn, số tiền, điều kiện thanh toán |
| Chi phí cố định định kỳ | Mặt bằng, lương, ads, kho | Ngày phải chi, số tiền cố định mỗi kỳ |
Khi đặt ba dòng này lên cùng một lịch theo tuần, bạn sẽ thấy ngay những tuần nào tiền ra nhiều hơn tiền vào, đó là lúc dễ âm quỹ. Để theo dõi tự động và được cảnh báo trước ngày shop có nguy cơ cạn tiền, bạn có thể dùng công cụ Quản lý dòng tiền và công nợ, nhập các khoản sắp về và sắp phải trả là nó sẽ dự báo giúp bạn.
Quản lý công nợ nhà cung cấp một cách khôn ngoan
Công nợ với nhà cung cấp là con dao hai lưỡi. Dùng tốt thì nó là nguồn vốn không lãi giúp bạn xoay vòng, dùng dở thì nó là quả bom nổ chậm khi đến hạn mà tiền chưa về. Vài nguyên tắc giữ công nợ an toàn:
- Đàm phán kỳ thanh toán khớp với chu kỳ tiền sàn về. Nếu tiền sàn về sau 10 ngày, hãy cố xin gối đầu 15-30 ngày để có đệm thời gian, không bị kẹt.
- Không gối đầu quá khả năng trả. Nợ càng nhiều rủi ro càng cao. Chỉ nên nợ trong mức mà nếu hàng bán chậm hơn dự kiến bạn vẫn xoay được.
- Giữ uy tín thanh toán. Trả đúng hẹn để được hưởng điều kiện tốt hơn về sau. Một lần trễ hẹn có thể khiến bạn mất quyền gối đầu, phải trả tiền mặt ngay từ đó.
- Ghi chép rõ từng khoản nợ. Nợ ai, bao nhiêu, đến hạn ngày nào. Đừng để trí nhớ quản lý tiền, vì sai một ngày là mất uy tín.
Lập lịch dòng tiền theo tuần và khoản đệm an toàn
Thay vì chỉ nhìn tổng tháng, hãy chia nhỏ dòng tiền theo tuần để phát hiện điểm âm quỹ sớm. Mỗi đầu tuần, liệt kê:
- Tiền dự kiến về: tiền sàn về ví, tiền COD thu được, tiền khách chuyển khoản.
- Tiền dự kiến chi: công nợ đến hạn, tiền ads, lương, mặt bằng, nhập hàng mới.
- Số dư cuối tuần: tồn đầu kỳ cộng thu trừ chi. Nếu con số này âm, bạn cần hành động trước: giãn nhập hàng, đàm phán lùi ngày trả nợ, hoặc đẩy nhanh tiền sàn về.
Quan trọng nhất là luôn giữ một khoản đệm tiền mặt, lý tưởng là đủ trang trải 2-4 tuần chi phí cố định. Khoản đệm này giúp bạn không hoảng loạn khi tiền sàn về trễ hay có đơn hoàn bất ngờ, và không phải đi vay nóng với lãi suất cắt cổ.
Những sai lầm thường gặp về dòng tiền và công nợ
- Nhầm doanh thu là tiền của mình. Thấy app báo doanh thu cao là tự tin nhập hàng và chi tiêu, quên rằng phần lớn tiền đó còn treo trên sàn hoặc là tiền hàng phải trả.
- Nhập hàng quá tay khi thấy bán chạy. Dồn hết tiền mặt vào nhập lô lớn, đến lúc công nợ và chi phí đến hạn thì không còn tiền xoay.
- Không tách tiền cá nhân và tiền shop. Tiêu lẫn lộn khiến không biết shop thực sự còn bao nhiêu, dễ tiêu lạm vào vốn xoay vòng.
- Bỏ quên các khoản nhỏ định kỳ. Phí phần mềm, phí kho, phí duy trì, những khoản nhỏ cộng lại thành lớn nhưng hay bị quên trong tính toán dòng tiền.
Câu hỏi thường gặp
Shop nhỏ vốn ít có cần quản lý dòng tiền phức tạp vậy không?
Càng vốn ít càng cần quản chặt, vì bạn không có đệm để chịu sai sót. Không cần phần mềm phức tạp, chỉ cần một bảng theo dõi đơn giản ghi rõ tiền sắp về và tiền sắp phải trả theo tuần là đủ. Quan trọng là làm đều đặn để luôn biết trước những tuần nào dễ cạn tiền mà chuẩn bị.
Có nên vay vốn để nhập hàng khi đang bán chạy không?
Có thể, nhưng phải tính kỹ. Chỉ vay khi bạn chắc chắn vòng quay hàng đủ nhanh để trả nợ đúng hạn và phần lãi tăng thêm bù được chi phí lãi vay. Tuyệt đối tránh vay nóng lãi cao để lấp lỗ hổng dòng tiền tạm thời, vì nó dễ kéo bạn vào vòng xoáy nợ nần.
Làm sao để tiền sàn về nhanh hơn?
Tiền về phụ thuộc chính sách của từng sàn, nhưng bạn có thể đẩy nhanh bằng cách giao hàng đúng hạn, giảm tỷ lệ đơn bị khiếu nại hay hoàn, và duy trì điểm uy tín shop tốt. Một số sàn có chính sách rút tiền sớm cho shop uy tín, bạn nên tìm hiểu để rút ngắn thời gian tiền nằm treo.
Kết luận
Kinh doanh online không chết vì thiếu đơn, mà thường chết vì đứt dòng tiền giữa lúc đang đông khách. Lợi nhuận trên sổ sách chỉ là một nửa câu chuyện, nửa còn lại là tiền thật có nằm trong tài khoản đúng lúc bạn cần hay không. Quản công nợ và dòng tiền chính là kỹ năng phân biệt giữa một shop tồn tại lâu dài và một shop bùng cháy rồi tắt ngấm.
Hãy bắt đầu từ việc đơn giản nhất: lập một bảng theo dõi tiền sắp về và tiền sắp phải trả theo tuần, đàm phán kỳ trả nợ khớp với chu kỳ tiền sàn về, và luôn giữ một khoản đệm tiền mặt cho những tình huống bất ngờ. Khi bạn làm chủ được dòng tiền, bạn sẽ ngủ ngon hơn nhiều, và shop của bạn sẽ có nền móng vững để lớn lên một cách an toàn.
Bài viết cùng chuyên mục
